Les communes et les structures intercommunales sont propriétaires de leurs archives, papier comme électroniques. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur (code du patrimoine, articles L. 212-6 et L. 212-6-1).
La commune peut à tout moment décider de confier la conservation de ses archives définitives auprès des archives départementales, dans le respect des délais de dépôt réglementaires.
Archiver, un geste simple et régulier
Éliminations
La procédure est reglementée. Le visa du directeur des Archives départementales via le bordereau d’élimination est obligatoire avant toute destruction de document.
Pourquoi éliminer ?
- Optimisation des espaces de conservation ;
- Gestion efficace des archives destinées à être conservées ;
- Accès facilité aux documents.
Classement
Les archives départementales fournissent conseils et assistance technique sur les possibilités et les modalités de mise en œuvre du travail de tri et de classement.
Conservation préventive et curative
La conservation des archives est une compétence obligatoire des collectivités.
L’État et le Département proposent des aides financières pour
- l'aménagement et l'équipement des locaux ;
- la préservation des documents, notamment par le conditionnement, la restauration et la numérisation.
Contact
Un problème, une question ? Contactez le pôle Archives communales et intercommunales au 02 97 46 32 52.
Le contrôle scientifique et technique
C'est une action menée au titre de l’État par le directeur des Archives départementales sur l’ensemble de la chaîne archivistique des communes et intercommunalités.
Les modalités principales d’exercice sont les suivantes :
- Inspection ;
- Élimination ;
- Avis technique (restauration, numérisation, locaux d’archivage dont l'aménagement, classement par un prestataire extérieur) ;
- Récolement suite aux élections municipales.